EHPAD et Etablissements pour personnes en situation de handicap

Gestion crise Covid
Gestion crise Covid CD67

Dispositif de communication CD/ARS en situation de gestion de crise Covid 19

Compte tenu du contexte de crise et au regard des données épidémiologiques, le Département du Bas-Rhin et l’ARS sont particulièrement attentifs à la situation de chaque établissement dans la gestion de cet épisode viral. C’est pourquoi en parallèle de la diffusion des recommandations nationales et des mesures gouvernementales, il vous a été demandé dès le 6 mars de faire remonter des situations individuelles de cas confirmés et suspects.

Le suivi de ces données a été décisif dans la gestion de cette crise et reste plus que jamais essentiel à la poursuite des actions déjà mises en œuvre et à venir.

Au fur et à mesure d’autres données ont pu vous être demandées soit de façon ponctuelle soit de façon récurrente. Cette fiche vise à rappeler les modalités de remontée journalière et ou hebdomadaire à poursuivre et concernant :

  • La remontée des cas confirmés et ou suspect de Covid-19 pour les résidents ainsi que pour les professionnels
  • La remontée des besoins en matériel

La remontée des tests faits dans vos établissements pour les résidents et pour le personnel

 

1. La remontée des cas

Nous vous remercions de continuer à nous tenir informés en temps réel des évolutions de la situation dans votre établissement concernant :

Le retour  est attendu chaque jour pour 12h et est à faire remonter par mail aux trois adresses suivantes :

 

2. Concernant le recensement des besoins notamment protections individuelles

Afin d’avoir une meilleure visibilité de vos besoins en équipement de protections individuelles et prioriser au mieux votre réapprovisionnement compte tenu des stocks à notre disposition, il vous est demandé de procéder à une remontée hebdomadaire de vos besoins.

La remontée est attendu pour chaque mercredi avant 15h00 à l’aide du tableau prévu à cet effet (que vous trouverez en téléchargement) et est à faire à l’adresse suivante :

Il est important pour l’ARS que vous puissiez remplir toutes les colonnes (valeur numérique) y compris celles concernant vos consommations journalières.

 

3. Concernant le recensement des tests

Dans le cadre de la stratégie de dépistage du Covid-19 en EHPAD et du pilotage national et départemental sur le sujet, sont également recensées les données relatives aux tests RT-PCR réalisés en EHPAD dans le département du Bas-Rhin.

Le retour  est attendu chaque jour pour 12h et est à faire remonter par mail aux trois adresses suivantes :

 

4. Transmission du courrier

Au vu du contexte et de nos contraintes de travail actuelles, il ne nous est plus possible de collecter le courrier papier que vous nous adressez habituellement. L’ensemble de nos équipes sont en situation de télétravail et nous nous organisons actuellement au mieux pour continuer à assurer nos missions de service public et procéder au paiement des prestations que vous réalisez.

Ainsi, nous vous demandons de faire parvenir vos factures de février 2020 et celles à venir pour mars 2020 exclusivement par MAIL au format PDF  aux gestionnaires comptables du Département avec qui vous êtes en contact habituellement.

Il est impératif que vos factures respectent le même formalisme que pour l’envoi papier, à savoir : papier à entête, périodicité facturée, détails des bénéficiaires, montant total de la facture.

Nous pourrons ainsi assurer une continuité dans les paiements.

La Paierie Départementale met également tout en œuvre de son côté pour assurer une fluidité dans les paiements malgré des contraintes informatiques. Il se peut donc que le délai de paiement soit rallongé.

Pour rappel voici les adresses mail des gestionnaires comptables avec qui vous êtes régulièrement en contact :

Pour les établissements concernés, afin de permettre la continuité de tous les paiements des bénéficiaires hébergés dans votre établissement relevant de l’aide sociale et dont les droits sont échus, vous êtes invité à compléter le tableau disponible en téléchargement. Les droits seront prolongés en attendant la décision de maintien de la MDPH  à compter de la date de réception de votre demande. Votre demande est à transmettre à l’adresse email suivante : aso.ph@bas-rhin.fr

Enfin pour toute question relative à la tarification ou demande en lien avec le Service des Etablissements et Institutions, nous vous prions de prendre contact par mail avec votre contrôleur d’établissement ou à l’adresse du service : drps.sei@bas-rhin.fr

Les mesures de communication en direction des personnels, des personnes accueillies et des familles

  • A l’attention du personnel

Une réunion d’information est à organiser avec l’ensemble du personnel. Elle doit permettre de faire le point sur les règles d’hygiène strictes devant être adoptées, sur les consignes d’utilisation du

matériel de protection masques et sur les modifications prévisibles concernant l’organisation du travail (surcharge, nouvelle hiérarchisation des tâches, possibilité de basculement des responsabilités).

 

  • A l’attention des familles

La communication par courrier électronique sera privilégiée avec les familles. L’affichage à l’entrée de l’établissement tiendra au courant les familles des nouvelles règles les concernant les visites.

 

  • A l’attention des fournisseurs

Les fournisseurs seront contactés par e-mail et/ou téléphone.

 

  • Affichage

L’affichage sera également employé pour communiquer avec l’ensemble des utilisateurs du site. Des affiches sont à poser afin de rappeler à tous les gestes limitant les risques d’infection. Procéder à des affichages, visibles dès l’entrée de l’établissement, ainsi que dans tous les lieux de passage (couloirs, ascenseurs, salons), des gestes barrières suivants, qui doivent être strictement mis en oeuvre

Utiliser les visuels disponibles sur le site du Gouvernement : 

Accompagnement RH et astreintes

1. Les solutions de renfort en personnels

Face à la crise du Covid-19, une solidarité nationale s’est enclenchée dès les 1ers instants de la crise et un grand nombre de volontaires, en particulier dans le Bas-Rhin, s’est manifesté pour venir en soutien des établissements sanitaires et médico-sociaux.

Le Département du Bas-Rhin a constitué un vivier de plusieurs centaines de volontaires : sapeurs-pompiers, agents du Département (infirmiers, puéricultrices, cadre de santé, agents techniques des collèges) et de ses partenaires (Ville de Strasbourg, Services d’aide et d’Accompagnement à domicile, Éducation Nationale, autres Départements, etc.).

L’ARS, via son enquête régionale a également constitué un vivier de plusieurs centaines de volontaires issus de la société civile pour soutenir établissements sanitaires et médico-sociaux.

La plateforme #Renfort ESMS Grand Est  mise en place par l’ARS Grand-Est en lien avec l’URIOPSS constitue aussi une ressource précieuse qui vient en complément de ce vivier. La plateforme fonctionne sous la forme d’une bourse à l’emploi (les ESMS peuvent déposer leurs annonces, les volontaires leurs CV, les ESMS peuvent contacter les volontaires et les volontaires peuvent répondre aux annonces) ouverte à tous les ESMS du Grand-Est.

Les agences d’intérim du secteur médico-social sont enfin pleinement engagées aux côtés du Département depuis le début de la crise.

A partir de ces ressources, le Département du Bas-Rhin coordonne la mise à disposition des compétences aux établissements médico-sociaux après avoir identifié leurs besoins.

Ce formulaire permet un recueil simplifié de vos besoins RH (en cas de questions ou de besoin de précisions vous pouvez contacter l'adresse drps.sei@bas-rhin.fr).

 

2. Les dispositifs d’astreintes médicales et paramédicales

Afin de vous accompagner sur un plan médical et paramédical, certains numéros d’astreintes ont été mis en place :

 

3. Les solutions d’hébergement et de transport des personnels soignants

Afin de faciliter l’intervention des professionnels au sein des ESMS, certains dispositifs ont été mis en place pour faciliter leur hébergement et leur transport.

Comment trouver un hébergement dans le Bas-Rhin ? Une mise à disposition gracieuse de logements a été mise en place via différentes plateformes

  • La plateforme Airbnb met à disposition, pour les soignants des EHPAD depuis le 25 mars 2020, des logements gratuits sur l’ensemble du territoire, via sa plateforme « Appartsolidaire ». https://www.airbnb.fr/d/solidarite-medicale Les bénéficiaires peuvent s'inscrire via un lien sur la plateforme. Leur demande est ensuite validée par l'équipe d'Airbnb qui leur envoie un lien personnel et non transférable pour avoir accès aux logements proposés près de leur lieu de travail, dans un périmètre de 30 kilomètres de distance ou 30 minutes de trajet.
  • La plateforme PAP a créé une plateforme pour permettre à des propriétaires de mettre à disposition leurs logements de manière temporaire pour le personnel soignant. Le personnel soignant doit contacter le 01 40 56 33 33.
  • La plateforme de la fondation « L’adresse » https://www.fondationladresse.org/ La Fondation a mis en place sur son site internet une plateforme pour faire le lien entre des propriétaires et des soignants.

 

Mise à disposition payante de places en hôtels

Plusieurs groupes hôteliers ont fait connaître leur souhait de proposer des chambres aux personnels soignants et médico-sociaux.

Retrouvez toute l'offre dans ce tableau en téléchargement.

Un accord-cadre sur la vente de chambres entre les services d’État et les établissements hôteliers a été signé par le ministre chargé de la Ville et du Logement et l’Union des métiers et des industries de l’hôtellerie et le Groupement national des chaînes hôtelières.

Le taux journalier du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement doit avoir été négocié avec l’établissement hôtelier et correspondre aux tarifs de l’accord-cadre, à savoir :

  • Hôtel non classé : 30 €
  • Hôtel 1 étoile : 40 €
  • Hôtel 2 étoiles : 50 €
  • Hôtels 3 étoiles : 60 €
  • Hôtels 4 étoiles : 75 €

Vous trouverez ainsi ci-après :

 

4. Les dérogations aux règles du droit du travail

Compte tenu du caractère exceptionnel de la situation, des mesures dérogatoires et temporaires dans la gestion des ressources humaines sont mises en oeuvre, en lien avec la DIRECCTE :

  • Les dérogations définies aux dispositions règlementaires et statutaires encadrant la durée du temps de travail, les durées de repos, les heures supplémentaires, …
  • le décloisonnement et les glissements des tâches de l’ensemble des professionnels, hors missions de soins.

Ainsi, les établissements pourront, en accord avec les professionnels, orienter leurs missions vers les missions prioritaires et mobiliser l’ensemble des professionnels, notamment les auxiliaires de vie, sur ces missions.

Ces mesures exceptionnelles et dérogatoires sont mises en œuvre en dernier ressort, avec une attention constante et continue aux conditions de travail des professionnels et à la préservation de leur état de santé.

Protection des résidents et des personnels

1. L’activation du plan bleu

A la demande du ministère des solidarités et de la santé le vendredi 6 mars, tous les plans bleus doivent être activés et mis en œuvre par l’ensemble des EHPAD et autres établissements et services sociaux et médico-sociaux qui en disposent.

En outre, il convient de mettre en œuvre en tant que de besoin les mesures prévues dans le plan de continuité d’activité (PCA).

Ce plan doit prévoir les modalités d’organisation à mettre en œuvre en cas de suspicion ou de détection d’un patient Covid-19 ou d’un cas groupé de patients Covid-19 au sein de l’établissement et les moyens pour faire face efficacement à une potentielle chaine de transmission interne à l’établissement. Une expertise peut être sollicitée auprès d’un établissement de santé de 1ère ligne Covid-19 du territoire.

Les ESSMS doivent renforcer dans ce cadre leurs coopérations avec les établissements de santé situés à proximité. L’objectif est de favoriser les échanges de bonnes pratiques et d’informations et de fluidifier les transferts de patients (filière d’admission directe sans passage aux urgences par exemple).

Lorsque le plan bleu ne le prévoit pas, des éléments relatifs à la prise en charge du REB (risque épidémiologique et biologique) doivent donc être déployés

 

2. Les modalités d’application du confinement

 

3. Les mesures et gestes barrières : recommandations générales sur les conduites à tenir.

 

4. Les mesures de protections : consignes et recommandations applicables à l’accompagnement  des enfants et adultes en situation de handicap : Les personnes en situation de handicap, selon leur âge, leurs pathologies et leurs déficiences, constituent un public vulnérable à l’épidémie de Covid-19, particulièrement les personnes présentant des comorbidités, des formes de handicap sévère ou spécifique ou en situation de polyhandicap. A cette vulnérabilité peut s’ajouter la difficulté pour ces personnes à mettre en place les gestes barrières. La présente stratégie vient compléter ces différentes fiches pour prendre en compte notamment l’avis du HCSP et rappeler ainsi les enjeux sanitaires, sociaux et médicosociaux à prendre en compte pour gérer l’épidémie.

 

5. La sécurité des professionnels

Afin de garantir la sécurité des professionnels intervenants auprès des personnes fragiles, notamment à leur domicile, la Gendarmerie Nationale vous adresse ces conseils de prévention.

 

6. Les équipements de protection individuelle

Pour protéger votre personnel soignant, le port des équipements de protection individuelle (EPI) tels que masques, gants, blouses, gel hydroalcoolique, etc… est devenu une nécessité absolue. Le Département du Bas-Rhin se mobilise, en partenariat avec l’ARS, pour vous fournir le matériel de protection.

La livraison de ces équipements, assurée par les services départementaux, est désormais hebdomadaire et se fait directement tous les mardis dans les EHPAD et tous les jeudis auprès des responsables des services d’aide à domicile (SAAD) et des services de soins infirmiers à domicile (SSIAD), des structures pour personnes en situation de handicap et pour enfants.

A titre d’exemple, dans la semaine du 20 avril, 297 040 masques chirurgicaux et FFP2 ainsi que 131 flacons de 10 litres de gel hydroalcoolique ont été livrées à 284 établissements et services sociaux et médico-sociaux.

Compte tenu de la pénurie des EPI et suite aux constats de vol de masques et de flacons de gel hydroalcoolique par les services de gendarmerie, nous vous sensibilisons à la sécurisation de vos lieux de stockage et nous appelons à la vigilance de votre personnel contre vol et agression.

En complément des mesures barrière et notamment de la distanciation supérieure à un mètre, le port d’un masque facial a un double effet de protection du porteur et de protection de son entourage, vous trouverez ici une recommandation d’utilisation des masques.

 

7. Les possibilités de prêts de matériel de cuisine de la part des collèges bas-rhinois

Dans le cadre de la démarche solidaire, les collèges bas-rhinois se mobilisent aussi auprès des EHPAD au moyen du prêt des équipements. 5 établissements ont bénéficié du prêt de chariots, de plateaux, d’armoire chaude, de conteneurs isothermes, de caisses de maintien au chaud métalliques. Cet équipement facilite le travail des équipes soignantes pour la  distribution des repas en chambre du fait du confinement des résidents.

Si vous êtes intéressé par cette possibilité, veuillez contacter : drps.sei@bas-rhin.fr

 

8. Les solutions d’équipement en télémédecine

Pour faire face à la pénurie de médecins et aux mesures de confinement, le Département participe au déploiement de la télémédecine dans les EHPAD, identifiés comme prioritaires et qui en ont exprimé le besoin. Cette installation permet aux EHPAD de réaliser des consultations à distance et à assurer ainsi un suivi médical.

Note relative à l’utilisation de la télémédecine dans le cadre de la gestion de la crise sanitaire du coronavirus dans le Bas-Rhin dans les EHPAD.

Depuis le début de la crise sanitaire au mois de mars, 5 établissements ont déjà été équipés en télémédecine et 2 sont en cours d’installation. Il s’agit d’un service développé par la start-up alscienne TokTokDoc. Cette dernière vous propose une offre gratuite d’application de télémédecine  pour une période de 2 mois, dénommée «TokTokDoc Lite». Cette application est accessible sur les tablettes fournies par le Département du Bas-Rhin et téléchargeable sur les plateformes Google Play et App Store. Elle permet de réaliser des téléconsultations et des téléexpertises.

D’autres opérateurs comme ROFIM, HELLOCARE ou encore HEALPHI proposent également des offres de même nature avec des modalités d’ouverture des conditions de prise en charge des actes de téléconsultation par n’importe quel moyen technologique permettant une vidéotransmission ou encore la mise en place de solutions gratuites de téléconsultation.

Si vous êtes intéressé par ce dispositif, veuillez contacter : drps.sei@bas-rhin.fr

9. Le nettoyage des locaux et du linge

Il convient de procéder au nettoyage des locaux fréquentés par la personne malade : un délai de latence de 20 minutes est souhaitable avant d’intervenir, pour s’assurer que les gouttelettes sont bien retombées sur les surfaces. Il convient d’équiper les personnes en charge du nettoyage des sols et surfaces d’une blouse à usage unique, de gants de ménage (le port de masque de protection respiratoire n’est pas nécessaire du fait de l’absence d’aérosolisation par les sols et surfaces) et de privilégier une stratégie de lavage désinfection humide :

    • nettoyer les sols et surfaces avec un bandeau de lavage à usage unique imprégné d’un produit détergent ;
    • rincer à l’eau du réseau d’eau potable avec un autre bandeau de lavage à usage unique;
    • laisser sécher ;
    • désinfecter les sols et surface à l’eau de javel diluée avec un bandeau de lavage à usage unique différent des deux précédents ;
    • ne pas utiliser un aspirateur pour les sols ;
    • gérer la vaisselle selon les recommandations habituelles.

Les  déchets  produits  par  la  personne  contaminée  suivent  la  filière  d’élimination classique (DASRI). Vous trouverez ici les nouvelles dispositions concernant la gestion des DASRI.

Si vous rencontrez des difficultés dans la gestion des DASRI, veuillez contacter : ars-grandest-dt67-autonomie@ars.sante.fr

Concernant le nettoyage du linge collectif et personnel du résident Covid-19 confirmé pris en charge par l’établissement, il est recommandé de procéder à un lavage avec un cycle à 60° minimum et durant 30 minutes minimum, avec détergent habituel.

Il est recommandé de respecter les procédures suivantes pour la prise en charge du linge et des draps :

  • Ne pas secouer les draps et le linge ;
  • Ne pas plaquer les draps et le linge contre soi ;
  • Transporter les draps et le linge sans dépose intermédiaire.

 

10. Les dispositifs d’appui médical en EHPAD

  • Les dispositifs d’astreintes médicales et paramédicales (pour plus d'informations référez-vous au paragraphe concernant l'accompagnement RH).
  • Le soutien gériatrique pour les patients Covid-19 en EHPAD.
  • La mobilisation des établissements et structures d’HAD.
  • L’appui en matière de prise en charge palliative.

Afin de vous accompagner sur un plan médical et paramédical, certains numéros d’astreintes ont été mis en place :

 

Dispositions financières et dispositifs de soutien financier

La crise sanitaire que nous connaissons va impacter durablement votre fonctionnement. A ce jour, il est trop tôt pour en mesurer toutes les conséquences financières. Celles-ci sont en effet variables selon les territoires et la situation propre à chaque établissement.Il nous appartiendra de faire le bilan ensemble et d'en tirer les leçons en vue d'adapter, le cas échéant, nos organisations pour pouvoir à l'avenir répondre à toute nouvelle crise de cette nature. Il conviendra également de garantir durablement à la fois les meilleures conditions de travail pour vos salariés et la qualité des prestations pour les personnes âgées que vous accompagnez.

Dans l'immédiat, vous avez dû engager avec notre accord des dépenses supplémentaires pour des renforts en personnel, des heures supplémentaires, l'externalisation de certaines prestations ou l'achat d'équipements. Dans le même temps, vos recettes ont pu baisser, les admissions ayant été suspendues.

Vous êtes nombreux à vous inquiéter des conséquences économiques de cette crise pour votre structure. Vous pouvez compter sur tout le soutien du Département dans cette épreuve.

Des mesures de maintien des financements relevant du Département ou de l'assurance maladie ont d'ores et déjà été mises en place dans le cadre de l’ordonnance n° 2020-313 du 25 mars 2020 relative aux adaptations des règles d’organisation et de fonctionnement des établissements  sociaux et médico-sociaux. Ainsi, la dotation globalisée pour l'APA en établissement sera versée mensuellement. Les financements au titre de l'aide sociale seront par ailleurs maintenus à partir du mois de mars 2020 et déterminé sur la base de la moyenne des frais de séjour facturés pour les mois de décembre 2019, janvier 2020 et février 2020.

Toutefois, pour les établissements particulièrement touchés par cette crise, ces mesures ne seront pas suffisantes pour retrouver un équilibre financier satisfaisant. Nous devrons par ailleurs éviter un impact fort sur le reste à charge des personnes âgées au titre des frais d'hébergement.

Ainsi que vous le savez, des réflexions sont engagées au niveau de la CNSA pour un appui financier porté par la solidarité nationale.

Soyez assurés que, de son côté, la collectivité départementale vous apportera également son soutien, afin de limiter les impacts de cette pandémie sur vos établissement en tenant compte de ces dispositifs nationaux en cours de définition, de la situation de chaque établissement et des mesures dérogatoires et exceptionnelles que nous avons décidé conjointement de mettre en place dans l'urgence (renforts, externalisation...).

Nous reviendrons vers vous très prochainement, afin de vous préciser les modalités concrètes de mise en œuvre de ces mesures de soutien.

Mesures d’assouplissement du confinement – reprise progressive d’activité

Alors que le déconfinement est en cours sur notre territoire depuis le 11 mai, la cellule de crise médico-sociale du Bas-Rhin (ARS DT 67-CD 67) vous accompagne dans la reprise d’activité de vos structures médico-sociales du Bas-Rhin.

Vous trouverez en téléchargement le plan général de sécurisation de la reprise d’activité des structures médico-sociales du Bas-Rhin.

Ce plan traite plusieurs thématiques :

  • L’organisation de l’appui aux ESMS face à la crise du coronavirus dans le Bas-Rhin (page 1 à 3) ;
  • L’organisation du dépistage en ESMS dans le Bas-Rhin (page 3 à 4) ;
  • L’organisation de l’approvisionnement en équipements de protection individuelle (EPI) des ESMS (page 4 à 6) ;
  • L’organisation de la scolarisation des élèves en situation de handicap dans le Bas-Rhin, dans le contexte de déconfinement (page 6 à 7) ;
  • L’organisation de La Réponse Accompagnée Pour Tous dans le cadre de la crise du Covid-19 dans le Bas-Rhin (page 7 à 8) ;

 

ainsi que plusieurs annexes (documents que vous trouverez par ailleurs dans d’autres parties de cette rubrique) :

 

Vous trouverez également ici des recommandations d’utilisation des masques faciaux dans le contexte d’un processus progressif de déconfinement (Document 49)

 

Retour en haut de page